همواره پیشگیری از بروز خسارت هایی چون آلودگی در دریا ، خسارت وارده به اجسام ثابت و شناور، خسارت ناشی از تصادم و سایر خسارت های احتمالی که تحت پوشش کلوپ هستند، از اهداف واحد خسارت بوده که یکی از راه های تحقق این امرصدور بیانیه های پیشگیری از خسارت و نیز قرار دادن اخبار و حوادث مربوطه بر روی سایت موسسه و نیز ارسال آن به مالکان شناورها می باشد.
تدوین و توزیع بیانیه بر حسب یکی از موارد زیر:
۱. هرگونه تغییر در قانون و مقررات و شرایط بین‌المللی یا محلی که بر فعالیت کشتی‌های عضو اثر می‌گذارد.
۲. هر مورد منجر به خسارت در کشتی‌های عضو در صورتی که بیم آن برود که کشتی های دیگر نیز ممکن است از این موضوع لطمه ببینند.
۳. هرگونه توصیه کاربردی که در مورد خاص صادر می‌گردد و قابل استفاده برای سایر اعضاء نیز می‌باشد.
انواع بیانیه های پیشگیری از خسارت:
- بیانیه های کلوپ، نظیر کنوانسیون کار دریایی 2006
- بیانیه های پیشگیری از خسارت ، با موضوعاتی چون : ادعای کمبود بارهای مایع، یادآوری ده نکته در استفاده از نقشه های الکترونیکی، استفاده از موبایل و خطرات ناشی از آن، هشدار در باره ی شیوع بیماری ابولا در افریقا، دستورالعمل های مربوط به ممنوعیت ترکیب کالا و محموله های مایع فله و فرآیندهای تولید در طول سفرهای دریایی و غیره
- آگهی های پیشگیری از خسارت، با موضوعاتی چون: مدیریت منابع پل فرماندهی،خسارت های لنگر ، ممیزی ناوبری، برنامه مدیریت خستگی، ارزیابی ریسک و غیره.
- هشدارهای ایمنی در جهت جلوگیری از بروز خسارت، با موضوعاتی چون: هشدارهای امنیتی کانال سوئز، بیانیه های مربوط به بنادر کشور امارات، دستورالعمل ها و راهنمایی های مربوط به نجات و بقا در دریا، جریمه های مربوط به آلودگی محیط دریایی کشور ترکیه و غیره.
- بهنگام سازی اطلاعات، اطلاعات و اخبار مرتبط با صنایع دریایی ،سازمان های دریایی داخلی و بین المللی، وضع قوانین و مقررات در سراسر بنادر دنیا، وضع نمودن و بازبینی کنوانسیون های بین المللی که می تواند بر عملیات و تردد شناورهای تحت پوشش تاثیر گذار باشد و غیره.
- بیانیه های عوامل انسانی: جهت کاهش و رفع مواردی که میتوانند برای پرسنل در حال خدمت بر روی کشتی ها مشکل ساز باشند با موضوعاتی چون : فشارکاری به عنوان یک مشکل اساسی، طرح ادغام عوامل انسانی و غیره.
روند تهیه بیانیه های خسارت:
۱. شناسایی موضوعات مهم بر حسب موارد بالا
۲. تعیین شخص تهیه کننده بیانیه توسط سرپرست خسارت
۳. تدوین بیانیه اولیه توسط شخص مأمور به این کار
۴. تصحیح و تأیید نهایی بیانیه توسط سرپرست خسارت و فرد مأمور
۵. ارسال بیانیه نهایی به واحد فناوری اطلاعات برای بارگزاری در پایگاه اینترنتی مؤسسه توسط سرپرست خسارت
۶. ارسال نسخه نهایی بیانیه تدوین شده به تمامی پرسنل توسط شخص مسئول ارسال بیانیه به اعضاء مدنظر و یا تمامی آنها در صورت صلاحدید سرپرست خسارت